富有成效的会议需要考虑的三个基本方面：参与者、持续时间和时刻

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几周前，我在这篇文章中评论了为什么工作会议的名声如此糟糕。今天我要重点讲三个基本方面：参与者的正确选择、会议的最佳时间以及会议的持续时间。这些先决条件是必不可少的，然而，许多管理者在召开这些先决条件时经常被忽视，这意味着在很多情况下，工作会议并没有给出预期的结果，最终会出现最令人担心的情况：毫无成效。



第一个相关方面，也是非常重要但不可忽视的方面，是参与者的正确选择。召集必要的人员即可。除少数例外，被选参加会议的成员主要取决于会议要实现的目标。因此，这些人将决定谁应该参加。



一个非常常见的错误是总是邀请同样的人，当然，这是最好的方式，总是有一些“石头客人”，他们没有做出任何贡献，但他们因在活动中明显无关紧要而感到沮丧。要选择参与者，我们必须考虑他们对所讨论主题的了解、贡献能力和行动能力。



“会议旨在证明公司可以在人员更少的情况下运作”F. Allen。



亚马逊公司首席执行官杰夫·贝佐斯在其组织的会议中提出的想法是众所周知的。他面临的挑战之一始终是确保他的团队始终保持高效，为此，他定义了所谓的“两块披萨规则”。



贝索斯认为，会议和团队中从事同一件事的人越多，效率就越低。因此，根据规定，在一次会议中，两块披萨都不足以养活整个团队。







这位重要的企业家认为，如果超过这个比例，参加的人越多，就越容易失去对真正重要的事情的关注。结果，他们会开始胡言乱语，成员之间的沟通也会失败。更重要的是，贝佐斯主 瑞士 移动电话号码 张不要召开会议，除非绝对必要，因为与所产生的回报相比，会议的成本高昂。



但在组织中也存在许多“自我”。如果我们从现在开始的政策是邀请最少数量的参与者，那么最好给那些认为自己会被邀请的人打电话，向他们解释为什么没有邀请他们。建议清楚地解释该决定的原因以及为什么他们的存在被认为是不必要的。



“任何想成为会议中心的人，最好不要来”奥黛丽·赫本。







被召集者询问是否绝对有必要出席会议的权利也必须得到尊重，不得冒犯召集人并将这种态度解释为缺乏参与或兴趣。相反，也许你应该思考一下你是否在轻率地召唤，或者你应该更多地考虑别人的工作。



没有规则规定会议持续时间的限制，这取决于会议的目的。我认识一些人，他们的会议时间非常短且快速，而公司的文化是举行全天会议。



重要的是，一个人聚集在一起时，要保持所有的感官参与正在讨论的事情。不可能是正在讨论一个主题，而有些与会者由于精疲力竭，却把注意力放在会议之外的另一个地方：在天堂般的海滩上，带着他们的家庭问题，带着他们必须采取的新方法来解决问题。提议，与他在一小时内举行的另一次会议，与...



看起来保持注意力的能力大约持续一个半小时左右。从那一刻起，注意力就会下降，直到达到很难跟上正在讨论的内容的程度，因此，个人和团队的表现以令人担忧的方式恶化。一旦超过这个时间限制，会议往往会变得毫无成效，而且随着会议持续时间的延长，效率会更高。